Upplands Väsby kommun

Väsby Direkt är Upplands Väsby kommuns speciella kund-kontaktcenter, dit kunderna, dvs invånarna, kan vända sig för snabba svar angående alla kommunala frågor. Det är en viktig del av kommunens ansikte utåt. Tanken mad Väsby Direkt är att kunden själv inte ska behöva ringa runt till olika handläggare eller bli vidarekopplad. På så sätt vill man höja tillgängligheten och servicen för kommuninvånarna. Varje dag kommer det in tusentals ärenden till Väsby Direkt. För att kunna ge snabbare service och ta hand om fler ärenden installerade man under våren 2014 Artvise Kundtjänst.

Malin lövdahl

Utmaning
Malin Lövdahl - Enhetschef för Väsby Direkt berättar varför de blev intresserade av Artvise Kundtjänst.
-"Vi startade Väsby direkt redan 2011. Detta som ett viktigt led i att skapa en öppnare kommun och förbättra möjligheterna för våra invånare arr komma i kontakt med oss. Från början använde vi vårt övergripande kommunala datasystem. Men det visade sig ganska snabbt att det inte alls var anpassat för hantering av kundtjänstärenden.
Man såg stort behov av ett effektivare mer lättarbetat och tillgängligt system för så väl de egna handläggarna som för kommuninvånarna".
En kravspecifikation togs fram och man började titta runt, vad fanns det på marknaden?
Stig Fjeldheim – Projektledare berättar
-"Vi träffade Artvise på Kommits i Örebro under våren 2013. Redan i detta läge såg vi att Artvise låg långt före konkurrenterna när det gällde för oss viktiga features, som att systemet redan hade färdiga integrationer med våra befintliga system. Vi hade bestämt oss för att införa ett nytt ärendehanteringssystem via ett pilotprojekt. Efter jämförelse med de närmsta konkurrenterna föll valet på Artvise".

Lösning
-"I dag är vi glada för att vi valde Artvise Kundtjänst, inte minst för att vi fick ett mycket användarvänligt och lättarbetat system för våra handläggare", säger Malin Lövdahl.

Att skillnaden för Upplands Väsby upplevs så markant kanske inte är så konstigt, eftersom Artvise Kundtjänst till skillnad från det system man hade är ett modernt IT system anpassat för kundtjänstärenden.
Malin fortsätter
-"Artvise Kundtjänst är fyllt med funktioner för effektivt kundtjänstarbete, precis det vi tidigare saknade. Det är användarvänligt, enkelt att förstå och komma i gång med. Det förenklar framför allt vardagen för vår kundtjänstpersonal. Att det dessutom gick snabbt att installera gjorde övergången smidig och enkel, vilket innebar låga kostnader för implementation".

Resultat
Tiden för att registrera ett ärende har minskat avsevärt.
Innan införandet av Artvise Kundtjänst kunde ett ärende innebära ca 30 klick för att hantera. Nu mera görs tre enkla handgrepp.
Malin Lövdahl berättar
-"Sökfunktionen som finns i systemet är mycket uppskattad, lika så det enkla användargränssnittet. Kan man Outlook blir det enkelt att jobba i Artvise Kundtjänst. Utbildningen av personalen gick därför snabbt och smidigt och störde inte alls det dagliga arbetet.
För oss är det viktigt att vi kan förbättra och förenkla dialogen med dem vi är till för, våra invånare. Där fyller Artvise Kundtjänst en viktig funktion". Avslutar Malin Lövdahl, nöjd enhetschef vid Visby Direkt